Kliendiandmete töötlemise põhimõtted

Kehtivad alates 05.04.2019

Põhimõtteid, mille alusel WebAdmin OÜ Klientide andmeid töötleb, on kirjeldatud käesolevas Kliendiandmete töötlemise põhimõtetes (edaspidi Põhimõtted). Põhimõtteid kohaldatakse siis, kui Klient kasutab, on kasutanud või on avaldanud soovi kasutada WebAdmin OÜ poolt osutatavaid teenuseid või on mingil muul viisil teenustega seotud, sealhulgas kohaldatakse põhimõtteid kliendisuhtele, mis on tekkinud enne Põhimõtete jõustumist. WebAdmin OÜ poolseks Kliendiandmete töötlemise alusteks on nii Kliendi nõusolek andmete töötlemiseks, vajadus töödelda andmeid sõlmitud Lepingu täitmiseks kui ka võimalikud juriidilised kohustused.

  1. Mõisted

    1. Klient on iga füüsiline või juriidiline isik, kes kasutab, on kasutanud või on avaldanud soovi kasutada WebAdmin OÜ poolt osutatavaid teenuseid või on mingil muul viisil teenustega seotud lepingu alusel või sooviavalduse alusel;

    2. Kliendiandmed on igasugune informatsioon, sealhulgas teenuse osutamisega seotud informatsioon, Isikuandmetena käsitletav informatsioon, mis on WebAdmin OÜ’le Kliendi või tema esindajate kohta teada;

    3. Isikuandmed on füüsilisest isikust Kliendiga otseselt või kaudselt seotud info;

    4. Töötlemine on igasugune Kliendiandmetega automatiseeritud või automatiseerimata tehtav toiming, sealhulgas kogumine, salvestamine, säilitamine, muutmine, ligipääsu andmine, päringute tegemine, edastamine jne.;

    5. Kasutaja – WebAdmin OÜ teenuseid kasutav füüsiline isik;

    6. Pool – Klient või WebAdmin OÜ või Pooled – Klient ja WebAdmin OÜ koos;

    7. Vastutav töötleja – kliendiandmete vastutav töötleja on WebAdmin OÜ;

    8. Volitatud töötleja – juriidiline või füüsiline isik, avaliku sektori asutus, amet või muu organ, kes töötleb isikuandmeid WebAdmin OÜ nimel;

    9. Kolmas isik – füüsiline või juriidiline isik, avaliku sektori asutus, amet või organ, välja arvatud andmesubjekt, vastutav töötleja, volitatud töötleja ja isikud, kes võivad isikuandmeid töödelda vastutava töötleja või volitatud töötleja otseses alluvuses.

    10. Andmekaitsespetsialist - WebAdmin OÜ töötaja, kes korraldab ettevõttes järelvalvet isikuandmete töötlemise üle. Kontaktandmed on toodud veebilehel https://my.webcloud.space/page/lepingu-tingimused/

  1. Üldsätted

    1. Põhimõtted sätestavad WebAdmin OÜ poolt Kliendiandmete Töötlemise üldpõhimõtteid. Kliendiandmete Töötlemise täiendavad tingimused võivad olla kirjeldatud ka lepingutes, muudes teenusega seotud dokumentides ning WebAdmin OÜ kodulehel www.webcloud.space;

    2. WebAdmin OÜ tagab kohalduva õiguse kohase Kliendiandmete konfidentsiaalsuse ning rakendab asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid Kliendiandmete kaitsmiseks loata juurdepääsu, ebaseadusliku Töötlemise või avalikustamise, juhusliku kaotsimineku, muudatuste või hävitamise eest;

    3. WebAdmin OÜ töötleb Kliendiandmeid viisil, mis on seaduslik, õiglane ja läbipaistev ning kogutud andmed oleksid asjakohased, olulised ja piiratud sellega, mis on vajalik nende töötlemise eesmärgi seisukohalt.

  1. Kliendiandmete kategooriad

    1. WebAdmin OÜ võib koguda Kliendiandmeid otse Kliendilt ning välistest allikatest, näiteks avalikud ja eraõiguslikud registrid ning muud kolmandad isikud

      1. Kliendiandmete kategooriad, mida WebAdmin OÜ peamiselt, kuid mitte ainult, kogub ning Töötleb on järgmised:

      2. Isiku tuvastamise andmed, näiteks, nimi, isikukood, sünniaeg, andmed isikut tõendava dokumendi kohta (näiteks passi või ID-kaardi koopia);

      3. Kontaktandmed, näiteks aadress, telefoninumber, e-posti aadress, suhtluskeel;

      4. Andmed Kliendi seoste kohta juriidiliste isikutega, näiteks Kliendi poolt esitatud või avalikest registritest või kolmandate isikute kaudu saadud andmed nimetatud juriidilise isiku nimel tehingute tegemiseks;

      5. Finantsandmed, näiteks arveldusarve number, tehingud;

      6. Seadusest tuleneva kohustuse täitmise käigus saadud ja/või loodud andmed, näiteks uurimisorganite, notarite, maksuhaldurite, kohtute ja kohtutäiturite poolt tehtud päringutest tulenevad andmed;

      7. Andmed Kliendi maksuresidentsuse kohta, näiteks andmed elukohariigi, maksukohustuslase identifitseerimisnumbri, kodakondsuse kohta;

      8. Suhtlusandmed, näiteks visuaalsed ja/või audiosalvestused, mida võidakse koguda siis, kui Klient külastab WebAdmin OÜ kontorit või mõnda muud kohta, kus WebAdmin OÜ pakub teenuseid, või kui Klient suhtleb WebAdmin OÜ’ga telefoni teel või muud andmed, mida võidakse koguda eposti, sõnumite ning teiste suhtlusmehhanismide, näiteks sotsiaalmeedia, kaudu ja Kliendi poolt WebAdmin OÜ kodulehe külastamisega seotud andmed;

      9. Teenustega seotud andmed, näiteks lepingute täitmine või täitmata jätmine, sooritatud tehingud, sõlmitud ja lõppenud lepingud, esitatud avaldused, päringud ja kaebused, intressid ja teenustasud, kasutuskogemus.

  1. Kliendiandmete töötlemise eesmärgid ja alus

    1. Hallata kliendisuhteid ning võimaldada ligipääsu teenustele Kliendiga teenuslepingu sõlmimiseks ja selle täitmiseks, Kliendi andmete ajakohastatuna ning tõesena hoidmiseks, kontrollides ja täiendades andmeid väliste ja sisemiste allikate kaudu, mis võib põhineda lepingu täitmisel või lepingu sõlmimise eelsete meetmete rakendamisel Kliendi soovil või juriidilise kohustuse täitmisel.

    2. Kliendiandmeid töödeltakse ka vastavuse tagamiseks kohalduvatele eeskirjadele ja õigusaktidele; avalik-õiguslike ja valitsusasutuste päringutele vastamiseks, sh kliendi elukohariigist/asukohariigist väljaspool asuvad avalikõiguslikud ja valitsusasutused; või WebAdmin OÜ ja/või ettevõtte üksuste õiguste, privaatsuse, turvalisuse või vara kaitseks.

    3. Kaitsta Poole või Poolte huve ning uurida WebAdmin OÜ poolt pakutud teenuste kvaliteeti ja selleks, et tõendada tehinguid või muud ärisuhtlust (salvestatud vestluste kaudu), mis põhineb: teenuslepingu täitmisel või lepingu sõlmimise eelsete meetmete rakendamisel Kliendi soovil või juriidilise kohustuse täitmisel või Kliendi nõusolekul või WebAdmin OÜ õigustatud huvil ennetada, piirata ja uurida WebAdmin OÜ teenuste ja toodete väärkasutamist või õigusvastast kasutamist või häireid nende toimimises, viia läbi asutusesisest koolitust või tagada teenuste kvaliteet.

    4. Osutada lisateenuseid, viia läbi Klientide seas rahulolu-uuringuid, turuanalüüse ja teha statistikat.

    5. Pakkuda kliendile WebAdmin OÜ lisateenuseid, sealhulgas personaalseid pakkumisi, mis põhenevad Kliendi nõusolekul või WebAdmin OÜ õigustatud huvil pakkuda lisateenuseid.

    6. Täita juriidilisi kohustusi ja tuvastada isikusamasust.

    7. Võimaldada ja kontrollida ligipääsu digitaalsetele kanalitele ja tagada nende toimimine; vältida digitaalsetele kanalitele volitamata ligipääsu ja nende väärkasutamist ning tagada info turvalisus, mis võib põhineda lepingu täitmisel või lepingu sõlmimise eelsete meetmete rakendamisel Kliendi soovil või juriidilise kohustuse täitmisel või Kliendi nõusolekul või WebAdmin OÜ õigustatud huvil tagada kontroll WebAdmin OÜ digitaalteenuste volituste, ligipääsu ja toimimise üle. Tõhustada tehnilisi süsteeme, infotehnoloogia struktuuri, kohandada teenuse vaadet seadmele ja arendada WebAdmin OÜ poolt pakutavaid või vahendatavaid teenuseid testimise ja parandamise kaudu, mis põhineb WebAdmin OÜ õigustatud huvil

    8. Edastada Kliendiandmeid infoturbeintsidentidega tegelevate rühmadele näiteks CERT, kui see on vajalik ja proportsionaalne võrgu- ja infoturbe tagamiseks

  1. Profiilianalüüs ja automatiseeritud pakkumiste tegemine

    1. Profiilianalüüs on Kliendiandmete automaatne Töötlemine, mida kasutatakse Kliendi nõustamisel ja automatiseeritud otsuste tegemisel näiteks riskijuhtimises ning tegevuste kontrollimiseks pettuse ennetamiseks ning mis põhineb WebAdmin OÜ õigustatud huvil või juriidilise kohutuse täitmisel või lepingu täitmisel või Kliendi nõusolekul.

    2. WebAdmin OÜ võib Kliendiandmeid Töödelda digitaalse teenuse kasutajakogemuse parendamiseks, näiteks kohandada vaateid vastavalt kasutatavale seadmele või kuidas Klient WebAdmin OÜ digitaalsetes kanalites navigeerib.

  1. Kliendiandmete saajad

    1. Kliendiandmeid jagatakse teise saajatega, näiteks

      1. Ametiasutused, näiteks õiguskaitseorganid, kohtuäiturid, järelvalveasutused;

      2. Lepinguliste partneritega Kliendiga sõlmitud teenuse osutamiseks näiteks EIS (Eesti Interneti Sihtasutus);

      3. Audiitorid, õigus- ja finantskonsultandid või muud WebAdmin OÜ poolt volitatud töötlejad;

      4. Registreid pidavad kolmandad isikud, näiteks äriregister või muud registrid, milles hoitakse või edastatakse Kliendiandmeid;

      5. Muud WebAdmin OÜ’le teenuse osutamisega seotud isikud, näiteks postiteenuse osutajad.

  1. Töötlemise geograafiline piirkond

    1. Kliendiandmeid säilitatakse nii elektroonilisel kui ka füüsilisel kujul meie ettevõttes ja kolmandate isikute juures;

    2. Üldjuhul Töödeldakse Kliendiandmeid Euroopa Liidu/Euroopa Majanduspiirkonna (EL/EMP) piires.

    3. Kliendiandmete edastamine ja Töötlemine väljaspool ELi/EMPi võib toimuda eeldusel, et on olemas õiguslik alus, näiteks juriidilise kohustuse täitmine või Kliendi nõusolek ning rakendatakse asjakohaseid kaitsemeetmeid. Asjakohased kaitsemeetmed on näiteks järgmised: on olemas kehtiv leping, mis sisaldab ELi poolt välja töötatud lepingu tüüptingimusi või heakskiidetud toimimisjuhendeid, sertifitseerimisi ja muud sarnast, mis vastab isikuandmete kaitse üldmäärusele; väljaspool ELi/EMPi asuvas riigis, kus vastuvõtja asub, on piisav andmekaitse tase vastavalt Euroopa Komisjoni otsusele; vastuvõtja on sertifitseeritud andmekaitseraamistiku Privacy Shield alusel (kohaldatakse Ameerika Ühendriikides asuvatele vastuvõtjatele).

  1. Andmete säilitamise periood

    1. Kliendiandmeid ei töödela kauem, kui vajalik. Säilitamise periood võib tuleneda lepingutest Kliendiga, WebAdmin OÜ õigustatud huvil või kohaldataval õigusaktil, näiteks raamapidamisega seotud seadused, aegumistähtajaga seotud seadused või muu eraõiguslik alus.

    2. WebAdmin OÜ’l on õigus Töödelda Kliendiandmeid kliendisuhte jooksul ja peale kliendisuhte lõppu. Peale Kliendisuhte lõppu on WebAdmin OÜ’l õigus Kliendiandmeid töödelda nelja aasta jooksul;

    3. Tööle kandideerijate andmeid töödeldakse kandideerija nõusolekul kuni konkursi vaidlustamistähtaja lõpuni.

  1. Eraisikust Kliendi õigused ja kohustused seoses Isikuandmete Töötlemisega on alljärgnevad:

    1. Taotleda oma Isikuandmete parandamist, kui need on ebapiisavad, puudulikud või väärad;

    2. 9.2. Esitada vastuväiteid oma Isikuandmete Töötlemise suhtes, kui Isikuandmete kasutamine põhineb õigustatud huvil, sealhulgas profiilianalüüsi eesmärgil, näiteks turunduspakkumiste saamine või küsitlustes osalemine;

    3. Taotleda oma Isikuandmete kustutamist, näiteks kui Isikuandmeid Töödeldakse tema nõusolekul ja kui ta on nõusoleku tagasi võtnud. Selline õigus ei kohaldu, kui Isikuandmeid, mida palutakse kustutada, Töödeldakse lisaks ka teistel õiguslikel alustel, näiteks lepingu alusel või juriidiliste kohustuste täitmiseks;

    4. Saada infot, kas WebAdmin OÜ Töötleb tema Isikuandmeid ning milliseid ja juhul kui Töötleb, siis saada eelnimetatud andmetele juurdepääs;

    5. Saada oma Isikuandmed, mida ta on ise esitanud ning mida Töödeldakse nõusoleku alusel või lepingu täitmiseks, kirjalikult või üldkasutatavas elektroonilises vormingus, ja kui tehniliselt võimalik, edastada need andmed teisele teenusepakkujale (andmete ülekantavus);

    6. Võtta tagasi oma nõusolek oma Isikuandmete Töötlemiseks;

    7. Taotleda, et tema suhtes ei võetaks vastu otsust, mis põhineb üksnes automatiseeritud otsustamisel, sealhulgas profiilianalüüsil, kui see toob kaasa teda puudutavaid õiguslikke tagajärgi või avaldab talle märkimisväärset mõju. See õigus ei kohaldu, kui otsuste tegemine on vajalik Kliendiga lepingu sõlmimiseks või täitmiseks, kui otsuse tegemine on kohalduva õiguse alusel lubatud või Klient on andnud oma selgesõnalise nõusoleku;

    8. Esitada kaebusi Isikuandmete kasutamise kohta Eesti Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee), kui ta leiab, et WebAdmin OÜ on Isikuandmete Töötlemisel rikkunud Kliendi õiguseid ja huve kohalduva õiguse alusel;

    9. WebAdmin OÜ omab siinjuures õigust küsida mõistlikku tasu, kui see on lubatud või Kliendi päring on WebAdmin OÜ meelest ülemäärane.

    10. Kohustus hoida Kasutaja paroole, kasutajatunnuseid ja muid identifitseerimiseks kasutatavaid tunnuseid turvaliselt.

    11. Kasutaja seadmed, mida kasutatakse WebAdmin OÜ teenuste tarbimisel on turvatud.

  1. Kontaktandmed

    1. Kliendid võivad WebAdmin OÜ’ga ühendust võtta seoses päringutega ja nõusolekute tagasivõtmisega ning eraisikust Kliendid võivad lisaks nõuda Isikuandmete Töötlemisel enda õiguste realiseerimist ning esitada kaebuseid Isikuandmete Töötlemise kohta;

    2. WebAdmin OÜ kontaktandmed on toodud kodulehel www.webcloud.space;

    3. Määratud andmkaisespetsialisti kontaktandmed eraisikust Kliendile: Hauka 13, 11315 Tallinn, e-post aimar.laksberg@gmail.com

  1. Põhimõtete kehtivused ja muudatused

    1. Põhimõtted on Kliendile kättesaadavad WebAdmin OÜ kodulehel https://my.webcloud.space/page/lepingu-tingimused/

    2. WebAdmin OÜ õigus on Põhimõtteid igal ajal ühepoolselt muuta kooskõlas kohalduva õigusega, teavitades Klienti muudatustest ette vähemalt üks kuu või lepingus määratud tähtaja jooksul kas WebAdmin OÜ kodulehekülje kaudu, posti teel, e-posti teel või muul viisil, näiteks massiteabevahendite kaudu.